Steps to SAP® S/4HANA - Teil 4

Mit der SAP® Customer Vendor Integration (CVI) Step by Step zum SAP® Business Partner

Unternehmen, die von SAP® ERP auf S/4HANA umsteigen wollen, können die Migration mit Hilfe von Vorprojekten optimal vorbereiten. Eines dieser Vorprojekte ist die Customer Vendor Integration (CVI), bei der bestehende Kunden- und Lieferantenstämme synchronisiert und auf das neue, zentrale Datenobjekt SAP® Business Partner umgestellt werden.

Wichtige Schritte bei der Migration auf den SAP Business Partner

Nachfolgend beschreiben wir die wichtigsten Etappen für die technische und organisatorische Umsetzung der Migration von Kunden- und Lieferantenstammdaten auf den SAP® Business Partner.

1. Erarbeitung eines Business Partner Konzepts

Im Rahmen der Business Partner Migration legen Unternehmen gemeinsam mit den Fachbereichen diverse Eckpunkte fest, z.B. welche Szenarien gibt es? Welche Kontengruppen sind im Einsatz? Wie lässt sich die Nummerierung innerhalb des BP abbilden, damit sie optimal mit der Kunden-/Lieferantennummerierung zusammenspielt? Entscheidend dabei ist, dass das zukünftige Stammdaten-Konzept die tatsächlichen Anwendungsfälle im Unternehmen abdeckt.

2. Herstellung der technischen Voraussetzungen

Aus technischer Sicht ist zunächst die Implementierung der relevanten SAP®-Notes erforderlich, wobei der Umfang abhängig vom Pflegezustand des Systems ist. Das Einspielen der Hinweise ist eine notwendige Voraussetzung und schafft die optimale Grundlage für die Einführung des BP. Im Anschluss folgt die Implementierung des Customizings für den Business Partner und die CVI. Dabei geht es vor allem um das Mapping zwischen den Kontengruppen und der Business-Partner-Welt, das im Zuge der Konzeptdefinition festgelegt wurde.

3. Datenbereinigung / Datacleaning

Die Datenbereinigung und Duplikatsprüfung der vorhandenen Kunden- und Lieferantenstammdaten stellt den aufwendigsten Schritt im Vorfeld der Customer Vendor Integration dar. Aus diesem Grund beginnt die Datenbereinigung möglichst frühzeitig. Eine zentrale Frage, die sich Unternehmen zu Beginn stellen, betrifft den Umfang der zu übernehmenden Stammsätze: Welche Kunden und Lieferanten werden überhaupt in SAP® S/4HANA übernommen? Um den Prüf- und Bereinigungsaufwand signifikant zu reduzieren, werden z.B. nur Kunden und Lieferanten übernommen, zu denen in den letzten zwei oder drei Jahren eine „aktive“ geschäftliche Beziehung bestand. Nicht benötigte Stammsätze werden anschließend archiviert. Um den BP technisch erzeugen zu können, gehört die Bereinigung etwaiger Daten-Inkonsistenzen zu den Pflichtaufgaben.

4. SAP® Customer Vendor Integration - intensives Testen erforderlich

Definierte Testzyklen stellen sicher, dass die Qualität der Stammdaten den Anforderungen entspricht, um Kunden- und Lieferantenstämme zu Business Partnern erfolgreich zusammenzuführen. Eine gängige Empfehlung lautet, mindestens zwei Testumstellungen durchzuführen – beispielsweise auf einer Sandbox-Testumgebung und dem QA-System. Schließlich kann im Vorfeld niemand genau wissen, wie viele Dateninkonsistenzen das System hervorbringen wird. Nur konsistent gepflegte Stammdaten werden problemlos in das neue ERP-System überführt.

5. Schulung aller betroffenen Mitarbeiter:innen

Mit Kunden- und Lieferantendaten wird im gesamten Unternehmen gearbeitet: im Einkauf, im Verkauf, in der Buchhaltung, aber auch in der Logistik und vielen weiteren Abteilungen. Die Stammdatenansicht und -pflege in S/4HANA erfolgt über eine neue Transkation: „BP“ für Business Partner oder „GP“ für Geschäftspartner. Das bedeutet für viele Mitarbeiter:innen eine Umstellung, die nicht zu unterschätzen ist. Daher werden alle betroffenen Anwender gründlich in der Bedienung der neuen Transaktion geschult, um sicher zu stellen, dass die Pflege der Stammdaten nach dem Go-live nicht zum „Bottleneck“ wird.

6. Keine Angst vor Customer Vendor Integration

Die Übernahme der Kunden- und Lieferantenstammdaten ist ein komplexes und aufwendiges Teilprojekt bei der S/4HANA-Migration. Sobald jedoch die notenwendigen Aufgaben – insbesondere die Datenbereinigung – sorgfältig und rechtzeitig umgesetzt wurden, ist eine wesentliche Hürde für einen reibungslosen Go-live überwunden. Der SAP® Business Partner als neues S/4HANA-Stammdatenobjekt für Kunden und Lieferanten bietet viele Vorteile, insbesondere weniger Pflegeaufwand und eine höhere Datenqualität.