Steps to SAP® S/4HANA - Teil 5

Ohne SAP® Business Partner kein S/4HANA – was verbirgt sich dahinter?

SAP® Business Partner dient dazu, Stammdaten von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten zentral anzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten.

Es ist wahrscheinlich das Thema, das Unternehmen, die SAP® einsetzen, am meisten beschäftigt: die Umstellung auf SAP® S/4HANA. Aber vor der Kür gibt es einige Pflichtaufgaben zu erledigen. Eine davon ist die Einführung des SAP Business Partners als zentrales Stammdatenobjekt für alle Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten, zu denen eine Geschäftsbeziehung besteht.

Umstellung des alten Debitoren- und Kreditorenmodells

In SAP® ECC und früheren SAP®-Versionen wurden Debitoren- und Kreditorenstammdaten logisch voneinander getrennt in separaten „Datentöpfen“ gespeichert. Dieses Datenmodell beruhte auf der Annahme, dass ein Geschäftspartner entweder Kunde oder Lieferant sein konnte, aber nicht beides gleichzeitig.

In der Praxis hat sich die Trennung der Daten als problematisch und nicht mehr zeitgemäß erwiesen, da zwischen Unternehmen immer häufiger wechselseitige wirtschaftliche Beziehungen bestehen: Ein Lieferant kauft selbst bei einem seiner Kunden ein und umgekehrt. Aufgrund der Trennung von Debitoren und Kreditoren musste in diesem Fall derselbe Geschäftspartner zweimal erfasst werden. Das führte zu doppelter Datenhaltung, geringerer Transparenz und zusätzlichem Pflegeaufwand. Um in solchen Fällen die doppelte Datenhaltung zu vermeiden, hebt S/4HANA die logische Trennung in Kunden und Lieferanten auf und verwendet stattdessen ein neues, konsolidiertes Datenobjekt: den SAP® Business Partner.

Debitoren und Kreditoren werden „Business Partner“

Die Idee hinter dem SAP® Business Partner Modell ist simpel: Der Business Partner speichert allgemeine Daten zu einem Geschäftspartner, wie z.B. Firmenname, Adress- und Kommunikationsdaten, Bankverbindung und Steuernummer. Diese allgemeinen Daten gelten für den Geschäftspartner generell und sind unabhängig davon, ob er als Kreditor oder Debitor agiert.

Agiert der Geschäftspartner beispielsweise als Debitor und Kreditor, erweitert sich der allgemeine Datensatz um weitere sog. Partnerrollen. Partnerrollen sind ergänzende Datensätze, unter denen weitere Merkmale des Geschäftspartners erfasst werden können.

Handelt es sich um einen Debitor, wird die zusätzliche Partnerrolle „Kunde“ hinzugefügt und darin die Daten erfasst, die zur logistischen und buchhalterischen Abwicklung von Kundenaufträgen benötigt werden, wie z.B. Zahlungsbedingungen oder Umsatzsteuer-ID.

Das gleiche gilt, wenn ein Unternehmen, bei einem seiner Kunden Waren oder Dienstleistungen bezieht. Der bereits existierende BP-Stammsatz wird um die Partnerrolle „Lieferant“ erweitert. In dieser Ansicht können nun alle relevanten Steuerungsdaten eingetragen werden, die für den Bestellprozess benötigt werden.

Neben den allgemeinen Rollen „Kunde“ und „Lieferant“ stehen weitere vertriebs- und einkaufsseitige Partnerrollen zur Verfügung, wie beispielsweise Rechnungsempfänger, Auftraggeber oder Warenempfänger sowie Bestelladresse, Rechnungssteller oder Warenlieferant. Mit diesen Rollen können abweichende Adressen hinterlegt werden.

Vorteile des neuen SAP® Business Partner Konzepts

Das neue, konsolidierte Datenobjekt des SAP® Business Partner bietet zahlreiche Vorteile, u.a.

• Jeder Geschäftspartner muss nur einmal im System angelegt werden, egal ob er im Unternehmen als Kunde, Lieferant oder beides geführt wird.
• Zu einem Geschäftspartner können für unterschiedliche Zwecke weitere Adressen hinterlegt werden. Über das BP-Objekt sind diese logisch verknüpft und daher eindeutig zugeordnet. Das stellt eine wesentliche Erleichterung der Stammdatenpflege dar, weil Adressänderungen für denselben Geschäftspartner nur einmal durchgeführt werden müssen, im Gegensatz zu getrennten Kunden- und Lieferantenstammsätzen
• Separate Pflege der Stammdaten (wie Adresse, Beziehungen, Bankverbindung, Ansprechpartner etc.) je nach Rolle.
• Stets konsistente Daten und erleichterte Stammdatenpflege in einer einzigen Transaktion.
• Pflege der verschiedenen Beziehungen der Geschäftspartner untereinander wie z.B. „ist verantwortliche Person für” oder „ist Kontaktperson zu”.
• Maximaler Datenaustausch und Wiederverwendung von Daten zugunsten der Datenkonsolidierung.
• Option der Zeitabhängigkeit für Eigenschaften wie Rollen, Adressen, Beziehungen, Bankdaten etc. So können z.B. wechselnde Ansprechpartner zu unterschiedlichen Zeiten eingestellt werden.