Steps to SAP® S/4HANA - Teil 3

Das neue Hauptbuch in SAP® New General Ledger

Mit SAP® S/4HANA keine Option mehr, sondern Pflicht!

Bereits seit dem Release SAP® ERP 6.0 ermöglicht das neue Hauptbuch eine engere Verzahnung des internen mit dem externen Rechnungswesen. In S/4HANA ist das SAP® New General Ledger fester Bestandteil des Rechnungswesens und bietet gegenüber dem klassischen Hauptbuch zahlreiche Vorteile und eine Vielzahl an Funktionserweiterungen.

Unternehmen, die den Wechsel auf S/4HANA planen, sollten sich frühzeitig einen Überblick verschaffen, welche organisatorischen und technischen Entscheidungen getroffen werden müssen und abwägen, welche Vorbereitungen für die Migration erforderlich sind. Dafür eignet sich eine umfassende Analyse der Ausgangssituation.

Die nachfolgenden Fragen sollten Sie sich unter anderem stellen:

• Nutzen wir die klassische Profitcenter-Rechnung?
• Verwenden wir das Umsatzkostenverfahren?
• Nutzen wir Special-Ledger? Wenn ja, ist bereits ein Belegsplit im Einsatz?
• Wie viele Buchungskreise und buchungskreisübergreifende Verrechnungen existieren in unserem Unternehmen?
• Wie gestalten wir die Offene-Posten-Steuerung von Sachkonten?
• Nutzen wir unterschiedliche Geschäftsjahresvarianten?
• Wie viele Belege sind im Migrationszeitraum vorhanden?
• Gibt es zusätzliche Währungen in den Special-Ledgern?
• Wie erfolgt die Datenübernahme?
• Werden parallele Bewertungen durchgeführt?

Die Architektur des SAP® New GL verfolgt den Ansatz, die bisherigen Insellösungen zusammenzufassen, deshalb ist die Nutzung separater Komponenten nicht mehr erforderlich. Daher müssen die unterschiedlichen Ledger, die in einem Unternehmen im Einsatz sind, wie z.B. UKV-Ledger, Profitcenter, Abstimm-Ledger, Konsolidierungsvorbereitung etc. nicht mehr separat unterhalten werden, das Aufnehmen von Geschäftsvorfällen wird deutlich vereinfacht.

Weiterhin können Unternehmen ihre Prozesse im Finanzwesen und im Controlling gezielter steuern und mit deutlich weniger Zeitaufwand abschließen. Die Echtzeitintegration des Controllings in die Finanzbuchhaltung bedeutet eine große Veränderung für das Finanzwesen in SAP® ERP. Der reduzierte Abstimmungsaufwand bildet den ersten Schritt zum vereinfachten Periodenabschluss, dem „Fast Close“ und eine Aufwandsbuchung im Finanzwesen löst die Belastung eines FI-Kontos aus. Daraufhin wird auf der CO-Seite ein CO-Objekt, z.B. eine Kostenstelle, belastet. Die Umbuchung auf eine andere Kostenstelle im Controlling veranlasst wiederum eine Systemaktivität im ERP-System: Die Abstimmbuchung im FI pro CO-Beleg erfolgt in Echtzeit, das Abstimm-Ledger fällt weg.

Belegsplit – aktiv versus passiv

Typische Merkmale für eine Belegaufteilung sind beispielsweise Geschäftsbereich, Profitcenter und Segment. Man unterscheidet zwei Verfahren: den aktiven und den passiven Belegsplit. Beim aktiven Belegsplit werden die Regeln im Customizing hinterlegt und konfiguriert, während beim passiven Belegsplit das System einen Bezug zu den bestehenden Kontierungen herstellt. Diese bilden die Grundlage für die aufzuteilenden Belegpositionen.

Die Belegaufteilung gilt nur für Belege, die eindeutig einem Geschäftsprozess zugeordnet werden können - es handelt sich um ein automatisches Verfahren. Die Ableitung erfolgt in der Regel über die Segmentzuordnung in den Profitcenter-Stammdaten. Kommt kein Profitcenter zum Einsatz, lassen sich die Segmente auch aus bestimmten Stammdatenfeldern ableiten.
Die Belegaufteilung spielt ihre Stärken bei der Abdeckung branchenspezifischer Anforderungen aus. Segmente können als neue Organisationseinheit eingeführt werden. Das eignet sich immer dann, wenn die Profitcenter-Struktur nicht die Struktur der Segment-Berichterstattung darstellt. Weitere Vorteile sind die ausgeglichene Bilanz auf Merkmalen, der Fast Close und nahezu keine Datenredundanzen.

Reduzierte Anzahl manueller Aktivitäten

Vergleicht man z.B. einen Kreditorenprozess im klassischen und im neuen Hauptbuch, wird deutlich, welche Vorteile der Fast Close im SAP® New GL mit sich bringt. Im klassischen Hauptbuch wurde zunächst die Kreditorenrechnung gebucht, darauf folgte das maschinelle Zahlen. Danach waren verschiedene Periodenabschlussarbeiten erforderlich, z.B. das Durchführen der Nachbelastungsbilanz, das Verteilen von Verbindlichkeiten und Steuern auf operative Kontierungen, das Durchführen der „Nachbelastung GuV“ und das Verteilen von Skonti und Kursdifferenzen auf operative Kontierungen etc. Im SAP® New GL geht mit dem Buchen der Kreditorenrechnung die automatische Aufteilung der Verbindlichkeiten und Steuern einher. Auch das Aufteilen der Steuerrückrechnung geschieht nach dem maschinellen Zahlen mit Online-Verteilung der Nachlaufkosten (Skonti, Kursdifferenzen) automatisch. Somit sind bei den Periodenabschlussarbeiten keine weiteren Aktivitäten erforderlich.

Zusammenfassung

Insgesamt ist das SAP® New GL mit den diversen innovativen Funktionalitäten ein großer Schritt in Richtung Flexibilität. Dank der Mehrdimensionalität lassen sich Profitcenter, Konsolidierungsvorbereitung, GKV und UKV gemeinsam abbilden. Außerdem ist die Integration von Legal- und Management-Reporting möglich. Die parallelen Ledger ermöglichen eine parallele Bilanzierung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften.